CÁC CHƯƠNG TRÌNH CỦA VẦNG TRĂNG NHỎ ĐƯỢC TIẾN HÀNH VÀ TỔ CHỨC TRÊN TINH THẦN TỰ NGUYỆN, CHỦ ĐỘNG & PHI LỢI NHUẬN
Để triển khai tổ chức một chương trình thiện nguyện bất kỳ, nhóm đều tiến hành các công tác theo quy trình như sau:
Thứ nhất: Tiền Trạm
Hoạt động tiền trạm được thực hiện chủ động trước đó từ 1 – 2 tháng. Nhóm sẽ cử đội tiền trạm từ 2 – 4 thành viên tích cực đi khảo sát các điểm trường. Một số điểm trường được giới thiệu từ bạn bè của nhóm, còn đa số các điểm trường là do nhóm tự tìm kiếm theo kinh nghiệm của mình.
Hoạt động tiền trạm vô cùng quan trọng và quyết định quy mô tổ chức chương trình. Xác thực điều kiện thực tế của điểm trường cũng như mức độ, số lượng, loại vật phẩm cần quyên tặng. Đồng thời, nhóm cũng xác định phương án di chuyển, xin phép & phối hợp với chính quyền, điểm trường kế hoạch tổ chức chương trình.
Thứ hai: Tổ chức gây quỹ, quyên góp
Mỗi chương trình, nhóm thực hiện quyên góp để có kinh phí và các nguồn lực khác hỗ trợ. Toàn bộ chi phí quyên góp được sẽ quy đổi thành các vật phẩm CỤ THỂ đúng và đủ số lượng cần dùng cho mỗi điểm trường.
Trên cơ sở kết quả tiền trạm, nhóm sẽ quyết định quy mô của chương trình dự kiến tổ chức và tiến hành hoạt động quyên góp.
Chi phí tổ chức chương trình sẽ được huy động từ các nguồn:
- Tài trợ từ các nhà hảo tâm trực tiếp cho chương trình đang kêu gọi
- Quỹ còn dư từ chương trình trước đó
- Các hoạt động gây quỹ của nhóm, tình nguyện viên
- Ngoài ra, còn có các hiện vật, quà tặng từ các cá nhân, tổ chức
Hoạt động quyên góp thường diễn ra trước 2 – 5 tuần tuỳ theo quy mô của từng chương trình và các hoạt động gây quỹ bên lề của nhóm.
100% các khoản quyên góp được dành để phục vụ cho chương trình.
Thứ ba: Tổ chức mua quà và chuẩn bị
Với kinh phí quyên góp được và quy mô chương trình dự tính nhóm sẽ thực hiện mua các vật phẩm quà tặng, nhu yếu phẩm cần thiết, tiến hành đóng gói và chuẩn bị cho việc lên đường.
Các vật phẩm quà tặng nhóm ưu tiên lựa chọn theo từng chương trình:
- Quần áo ấm: áo khoác, tất, mũ len, khăn
- Ủng đi mưa, dép nhựa
- Sách giáo khoa mới
- Tập vở, các đồ dùng học tập mới
- Cặp sách
- Bập bênh
- Bánh kẹo, mì tôm, dầu ăn, cá khô, gạo, muối,…
- Các loại đồ chơi, quần áo ấm cũ ( quyên góp và được làm sạch )
Tất cả quà tặng được đảm bảo:
- An toàn, chất lượng. Được bao gói cẩn thận.
- Ưu tiên mua các mặt hàng có giá thành tốt
- Ưu tiên các hàng hoá việt nam, độ bền cao.
Song song với việc chuẩn bị quà tặng, nhóm cũng tiến hành lên chương trình, liên hệ với chính quyền địa phương sở tại, điểm trường đích để thống nhất phương án cuối và chuẩn bị phối hợp lên đường.
Thứ tư: Chốt thành viên và sẵn sàng lên đường
Mỗi chương trình nhóm thường tổ chức di chuyển bằng xe máy hoặc oto ( tuỳ theo từng địa điểm ) với quy mô từ 14 – 20 thành viên, trong đó thành viên chính thức và có kinh nghiệm chiếm 80%, 20% còn lại dành cho các bạn tình nguyện viên, các đại diện của các tổ chức, nhà hảo tâm có thiện chí muốn tham gia đi cùng.
Quy định bắt buộc với các thành viên khi tham gia trực tiếp chương trình:
- Khai báo đầy đủ thông tin cá nhân
- Có sức khoẻ tốt
- Ưu tiên có kinh nghiệm
- Tự nguyện và cam kết tuân thủ các quy định của nhóm.
Hoạt động này được thực hiện công khai, mọi người có thể đăng ký tại fanpage chính thức của Nhóm Vầng Trăng Nhỏ trước mỗi chương trình.
Thứ năm: Tổ chức chương trình
Thông thường các chương trình của nhóm được thực hiện vào ngày thứ 7. Lịch trình sẽ di chuyển từ thứ 6 và trở về vào ngày chủ nhật.
Việc tổ chức thực hiện chương trình của nhóm được đảm bảo:
- An toàn
- Được sự cho phép của chính quyền địa phương, điểm trường
- Trao quà tận tay các em nhỏ
- Ghi nhận chân thực các hình ảnh, thông tin tại các điểm trường thực hiện
Thứ sáu: Báo cáo tổng kết và gửi lời cảm ơn
Xác định vai trò của nhóm là Cầu nối yêu thương từ muôn nơi gởi tới các em nhỏ. Vì vậy, kết thúc mỗi chương trình, nhóm luôn thực hiện việc báo cáo tổng kết và gửi lời cảm ơn như một sự ghi nhận cũng như chia sẻ niềm vui với tất cả mọi người.
Các nội dung báo cáo được chia sẻ công khai trên website và fanpage của nhóm:
- Thông tin điểm trường, thời gian
- Chi tiết số lượng các suất quà tặng đã thực hiện
- Báo cáo về chi phí quyên góp được, chi phí tổ chức, số tiền còn dư sau mỗi chương trình
- Báo cáo hình ảnh trao tặng quà tới các em nhỏ
- Chia sẻ danh sách các nhà hảo tâm cùng chung tay trong mỗi chương trình.
Bằng việc tuân thủ các công tác trên, nhóm Vầng Trăng Nhỏ trong suốt những năm qua đã duy trì tốt và thực hiện thành công tất cả các chương trình.
Nhóm cũng nhận được sự đồng thuận và ủng hộ của các cấp chính quyền sở tại, đặc biệt là từ phía các điểm trường, các em nhỏ với các phần quà kịp thời, thiết thực và phù hợp với nhu cầu thực tế.
Nhóm Vầng trăng nhỏ hy vọng với sự chung tay và tình yêu dành cho các em nhỏ của tất cả cộng đồng, chúng ta sẽ ngày càng làm tốt hơn việc trao gửi niềm tin yêu và lan toả hạnh phúc tới khắp muôn nơi trên đất nước Việt Nam.
Note: Tất cả hình ảnh đăng tải trên website thuộc sở hữu của nhóm Vầng Trăng nhỏ và các thành viên thực hiện. Việc sử dụng những tư liệu hình ảnh, nội dung từ website của nhóm cần trích dẫn nguồn từ Nhóm Vầng Trăng Nhỏ hoặc có sự xin phép chính thức với nhóm trước khi sử dụng. Xin cảm ơn!